Política de Privacidad

1. Información que recolectamos

1.1 Datos de los administradores de la Plataforma (novios, coordinadores o gestores del evento)

• Nombre completo
• Correo electrónico
• Contraseña (almacenada cifrada, nunca en texto plano)
• Información del evento: nombres de los novios, fecha, lugar, descripción, código de vestimenta y demás detalles configurados voluntariamente
• Datos de pago procesados a través de una pasarela de pagos externa (PROGRAMANTUM no almacena datos de tarjeta, son manejados directamente por la pasarela)
• Para la suscripción mensual del plan Organizador: un token de la tarjeta (referencia generada por la pasarela, no el número real) que esta conserva de forma segura para realizar el cobro automático mensual, hasta que el usuario cancele la suscripción

1.2 Datos de los invitados al evento

• Nombre completo
• Número de teléfono (WhatsApp)
• Grupo familiar o social al que pertenece
• Respuesta de confirmación de asistencia (RSVP): asistencia, número de acompañantes, restricciones alimentarias y alergias (opcionales, ver sección 1.5), necesidad de hospedaje, puestos de transporte solicitados y notas adicionales
• Registro de check-in en el evento
• Dirección de correo electrónico (opcional)
• Fecha y hora en que el invitado abre su invitación, para que el administrador del evento sepa quién la ha visto
• Fotos que el invitado decida subir al muro de fotos del evento. Son visibles para los demás invitados de ese evento y para su administrador

1.3 Datos técnicos recolectados automáticamente

• Dirección IP
• Tipo de dispositivo y navegador
• Páginas visitadas dentro de la Plataforma
• Fecha y hora de acceso
• Información técnica sobre errores de la Plataforma (por ejemplo, la página donde ocurrió el error, el navegador y la dirección IP), usada únicamente para detectarlos y corregirlos

1.4 Datos de las listas de regalos independientes

• Del dueño de la lista: el nombre que se muestra, la ocasión, los regalos y los enlaces a tiendas, datos bancarios y códigos QR que decida publicar. Esta información es visible para cualquier persona que tenga el enlace de la lista
• De quien reserva un regalo: su nombre, solo si decide indicarlo. Únicamente lo ve el dueño de la lista; los demás visitantes solo ven que el regalo está reservado
• Un identificador de la reserva que se guarda en el navegador de quien reservó, para que pueda deshacerla

1.5 Datos sensibles

Los campos de restricciones alimentarias y de alergias del formulario de confirmación pueden incluir información relacionada con la salud, que la Ley 1581 de 2012 considera un dato sensible. Responderlos es totalmente opcional: ningún invitado está obligado a suministrar datos sensibles y su confirmación no depende de ello. Esta información solo la ve el administrador del evento y se usa únicamente para que pueda atender esas necesidades, por ejemplo, informándolas a su proveedor de alimentos.

2. Finalidad del tratamiento

Los datos recolectados son utilizados exclusivamente para:

• Permitir la creación y gestión de invitaciones digitales de boda
• Facilitar el proceso de confirmación de asistencia (RSVP) de los invitados
• Enviar comunicaciones relacionadas con el evento (únicamente a través de WhatsApp, por iniciativa del administrador del evento)
• Procesar pagos por los planes de la Plataforma
• Enviar correos transaccionales del sistema de autenticación (verificación de cuenta, recuperación de contraseña) a través de un proveedor externo de correo
• Gestionar el check-in de invitados el día del evento
• Mejorar la experiencia de uso de la Plataforma
• Cumplir con obligaciones legales
• Gestionar las reservas de transporte, hospedaje y regalos que se realicen a través de la Plataforma
• Detectar, diagnosticar y corregir errores técnicos de la Plataforma
• Mantener copias de seguridad de la información para poder recuperarla ante fallos
• Enviar a los administradores recordatorios por correo sobre el avance de su evento (por ejemplo, si su Card sigue sin publicar). Cada correo incluye un enlace para dejar de recibirlos
• Avisar por correo a quienes se inscriban en la lista de espera cuando se abran los registros, y responder las consultas enviadas desde el chat de soporte. En ambos casos el correo se usa solo para eso y se puede pedir su eliminación en cualquier momento

Los datos de los invitados son recolectados por cuenta del administrador del evento y tratados según sus instrucciones. PROGRAMANTUM S.A.S. actúa como encargado del tratamiento respecto a los datos de invitados.

3. Compartición de datos con terceros

PROGRAMANTUM S.A.S. no vende, alquila ni comercializa datos personales. Los datos pueden ser compartidos únicamente con:

• Proveedor de infraestructura en la nube: almacenamiento de base de datos y archivos, actuando como encargado del tratamiento bajo estándares de seguridad internacionales
• Pasarela de pagos: procesamiento de pagos. Los datos de pago son manejados directamente por la pasarela conforme a su propia política de privacidad
• Proveedor de correo transaccional: envío de correos del sistema (verificación de cuenta, recuperación de contraseña)
• Proveedor de monitoreo de errores: recibe información técnica cuando ocurre un error (página, navegador, dirección IP), con el único fin de detectarlo y corregirlo
• Proveedor de almacenamiento de copias de seguridad: conserva copias de la base de datos, con acceso restringido, para recuperar la información ante fallos
• Autoridades competentes: cuando sea requerido por ley, orden judicial o autoridad administrativa colombiana

4. Transferencia internacional de datos

Para prestar el servicio, PROGRAMANTUM S.A.S. utiliza proveedores de infraestructura en la nube, de monitoreo de errores y de almacenamiento de copias de seguridad cuyos servidores pueden ubicarse fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta Política, el titular autoriza expresamente esta transferencia internacional, la cual se realiza únicamente para las finalidades descritas en la sección 2 y bajo los estándares de seguridad exigidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

5. Tiempo de conservación

Los datos de la cuenta y de sus eventos (incluidos los de los invitados) se conservan mientras la cuenta exista, también después de la fecha del evento, para que el administrador pueda consultarlos y exportarlos cuando quiera. El administrador del evento puede solicitar en cualquier momento la eliminación de su cuenta y de todos sus datos escribiendo a support@invita.cards; la solicitud se atiende en los plazos de la sección 6 y, una vez eliminados, los datos desaparecen también de las copias de seguridad cuando estas rotan, en un máximo de treinta (30) días. Los invitados pueden pedir la eliminación de sus datos al administrador del evento o directamente a support@invita.cards.

Los datos de invitados se eliminan cuando el administrador elimina el evento o su cuenta.

Las fotos del muro de fotos se ven en la invitación durante 3 días desde el evento; el administrador puede descargarlas hasta 10 días después del evento, cuando se eliminan definitivamente. El invitado puede borrar sus propias fotos en cualquier momento, y el administrador puede ocultar o eliminar cualquiera.

Cancelar la suscripción del plan Organizador no elimina ningún dato: los eventos vuelven al plan Gratis y su información se conserva bajo los mismos plazos de esta sección (ver también la sección 9.2 de los Términos y Condiciones).

6. Derechos del titular

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales

Para ejercer estos derechos, escribe a: support@invita.cards

6.1 Procedimiento para consultas y reclamos

• Área responsable y canal: el área de soporte de PROGRAMANTUM S.A.S. atiende las solicitudes en support@invita.cards. La solicitud debe incluir el nombre del titular, el correo o teléfono con el que figura en la Plataforma, la descripción de lo que solicita y un medio para responderle
• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): se responden en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, se informarán los motivos y se responderá a más tardar cinco (5) días hábiles después del vencimiento del primer plazo
• Reclamos (corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o señalar un posible incumplimiento): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que se complete, se entenderá que se desistió de él
• Datos de invitados: su responsable es el administrador del evento. Si la solicitud se refiere a esos datos, PROGRAMANTUM S.A.S. la trasladará al administrador del evento en un máximo de dos (2) días hábiles, informará de ello al titular y colaborará para que se atienda dentro de los plazos legales
• Quejas ante la SIC: el titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PROGRAMANTUM S.A.S.

7. Seguridad de los datos

PROGRAMANTUM S.A.S. implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Cifrado de contraseñas
• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS
• Acceso restringido a la base de datos por roles y credenciales

8. Cookies y tecnologías de seguimiento

La Plataforma utiliza únicamente cookies necesarias para su funcionamiento: la de sesión del sistema de autenticación y otras de preferencia, como el idioma elegido y el evento activo en el panel. Además, el navegador de quien reserva un regalo guarda localmente el identificador de esa reserva para poder deshacerla. No se utilizan cookies de rastreo publicitario ni se comparten datos de navegación con redes de publicidad.

9. Menores de edad

La Plataforma no está dirigida a menores de 18 años como administradores. Si un menor figura como invitado en el evento, los datos son gestionados bajo la responsabilidad del administrador del evento, quien debe contar con la autorización de sus padres o tutores.

10. Cambios a esta política

PROGRAMANTUM S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política. Cualquier cambio relevante será notificado al correo electrónico registrado con al menos 15 días de anticipación.

Esta Política rige desde el 15 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se preste el servicio y durante los plazos de conservación descritos en la sección 5.

11. Contacto